請求書がめんどくさいフリーランスの為の解決法を発見した件

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請求書がめんどくさい

請求書がめんどくさいフリーランスの為の解決法を発見しました。後に解決法を書きますが、その前に少々愚痴を吐かせていただきますので、解決法だけを読みたい方は目次からジャンプください。

フリーランスの請求書めんどくさい

フリーランスになって手間というか、めんどいのって書類作成だなと感じるのは恐らく自分だけではないでしょう。

一口に書類といっても

  • 見積書
  • 納品書
  • 請求書
などがあり、少なくともこの3枚は必要です。

郵送の場合

作成するだけでもめんどくさいのに以下の作業が必要です。

  1. 書類作成
  2. 印刷
  3. 押印
  4. 封書
  5. 宛先記入
  6. 切手
  7. 投函

これはめんどくさいですね。。

特に自分は、コピー機も持ってない(買う気がない)ので、わざわざコンビニへ行き、印刷してからコピー機の上で押印しなければいけません。

 

なにあの人?コピー機の上で押印してんだけどw

 

邪魔ですね、すみません。。

って感じです。。

 

これはさすがに案件ごとに全部やってたらめんどくさすぎてフリーランス嫌になりそうだったので、考え直しました。

データ転送の場合

データで送ればまだ郵送よりはめんどくさくないはずです。
しかしデータ転送でも下記作業工程が発生します。

  1. 書類作成
  2. 印刷
  3. 押印
  4. USB読み込み
  5. PCにUSB差し込み
  6. メール送付

 

封書と切手の作業が減った分、めんどくささ加減はましにはなりましたが、それでも先ほど書いたように印刷にコンビニに行かなきゃいけないので、

その場で押印→USBに読み込み

というのがめんどうです。

何よりコンビニのコピー機って印刷物忘れそうで超恐いですよね。

そして思考錯誤してある思いが生まれました。

見積書や請求書の印鑑がめんどくさい

めんどくさくしていたすべての原因は印鑑という結論に達しました。

もしデータ印刷で押印していなければ

  1. 書類作成
  2. メール送付

 

だけで済むのです!

郵送と比べたら7個→2個に作業が減ったことになります。

作業がなんと28%に減りました!

問題は判子はどうしたらいいかです。

デジタル印鑑

調べていくとデジタル印鑑なるものがありました。

白舟ひともじ雅印イメージ
デザイン筆文字から実用的なフォントまで・・・。個性が表現できる

しかし、上記サイトのようにシンプルなものがなかったり自分の名字がなかったりとデジタル印鑑の検索に悪戦苦闘しました。

【結論】簡単にできたデジタル印鑑自作の解決法

前置きが長くなりましたが、検索してもどこにも書いていなかった自分が出したデジタル印鑑のやり方は、とても簡単です。

一度印鑑を印刷したものをデータとして取り込んだ後、そのデータをキャプチャします。

つまり、一度だけ下記作業をしていただき

・書類作成
・印刷
・押印
・USB読み込み
・PCにUSB差し込み

 

次回以降の書類作成は、例えば書類のフォーマットがexcelであればUSBに取り込んだ印鑑データをキャプチャして貼り付けるだけです。

実際やってみましたが、元の押印したデータを全く変わらない押印済みの書類ができあがりました。

またキャプチャは、windowsであればsnipping toolという元から入ってるソフトを使えば、きゃぷった後excel上でctrl+vをすれば貼れるので楽です。

そもそも押印の必要はない

そんなことしていいの?
という反論・疑問があるかもしれませんがそもそも書類に押印の義務はないそうです。
つまり押印する必要なんてもともとないということです。

お〜い!フリーランスのみんな!請求書のハンコって全然意味ないらしいよ!
いきなり結論を言いますと、請求書は原本を郵送する必要がありません。そして、ハンコも押す必要がありません。意外と知られていない形骸化したハンコの悪習が途絶えますように…

でもそれはそれで下記のような問題がありそうです。

・提出先に必要と言われる
・偽造される可能性
・何らかのトラブル

というわけで、

めんどくさいから毎回は押印しないよ、でも押印したものと同じようにデータとして見せることができる

というのがベストな方法ではないでしょうか。

原本を送る必要はもっとない

よく請求書は原本を送る必要があるというふうに聞きます。

自分も現に今常駐してる会社に言われました。
ただやはりどうしてもデータで送りたいと相談したところ、データを添付したメールに

添付した請求書が原本になります

と記載すればOKです。という回答がありました。

恐らく税務署の監査が入った時の証拠的な話かもしれません。

詳細は聞いておりませんのでどこでも通用できるか不明ですが、もし原本が必要と言われた場合交渉してみるとよいかもしれません。

まとめ:いつまで判子に消耗してるの?

というわけで、毎回押印する非生産的な作業を減らすために

 

  1. 度だけ押印してデータを取り込み
  2. その後はキャプチャをexcelデータに張りつけ
  3. それをPDFに変換してデータで書類を送る

をぜひ実践されることをお勧めします。

これで少しでも皆さんの不必要な作業がなくなれば幸いです。

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